Problem zaczyna być widoczny dopiero wtedy, gdy spojrzymy nie na cenę pojedynczego produktu, ale na cały proces zaopatrzenia firmy w środki czystości i higieny.

Każdy dostawca oznacza kolejne zamówienie, dostawę, fakturę, płatność, kontakt, warunki handlowe i kolejną listę produktów, których dostępność trzeba kontrolować.

Dlatego w zakupach B2B coraz ważniejsze staje się nie tylko pytanie:

„Gdzie kupimy ten produkt najtaniej?”

ale również:

„Jak zorganizować całe zaopatrzenie firmy, żeby było proste, przewidywalne i efektywne?”

W wielu organizacjach odpowiedzią może być konsolidacja większej części zakupów u jednego głównego dostawcy.

Nie oznacza to kupowania absolutnie wszystkiego w jednym miejscu za wszelką cenę. Chodzi o znalezienie takiego modelu, w którym liczba dostawców odpowiada rzeczywistym potrzebom firmy, zamiast być efektem kolejnych przypadkowych decyzji zakupowych.

Papier od jednego dostawcy, chemia od drugiego, worki od trzeciego - czy to naprawdę się opłaca?

Wyobraźmy sobie średniej wielkości firmę.

Do codziennego funkcjonowania potrzebuje:

• papieru toaletowego,
• ręczników papierowych,
• mydła,
• środków do dezynfekcji,
• profesjonalnej chemii do różnych powierzchni,
• worków na śmieci,
• mopów i akcesoriów,
• czyściw,
• rękawic.

Jeżeli każda grupa produktowa została kiedyś przypisana do innego dostawcy, po kilku latach organizacja może współpracować z pięcioma, siedmioma albo nawet większą liczbą firm.

Każda współpraca może mieć logiczne uzasadnienie.

Problem w tym, że z punktu widzenia działu zakupów firma nie kupuje wyłącznie produktów.

Obsługuje również procesy wokół tych produktów.

I właśnie tam często znajduje się największy potencjał do uproszczenia.

Cena produktu to nie to samo co koszt zakupu

Dwa kartony ręczników papierowych można łatwo porównać cenowo.

Pierwszy kosztuje 100 zł.

Drugi 98 zł.

Różnica wynosi 2%.

Jeśli jednak tańszy produkt wymaga osobnego zamówienia u dostawcy, który nie dostarcza niczego innego wykorzystywanego przez firmę, pojawiają się kolejne czynności:

• złożenie zamówienia,
• kontrola minimum logistycznego,
• odbiór przesyłki,
• sprawdzenie zgodności,
• przekazanie faktury,
• księgowanie,
• płatność,
• ewentualna reklamacja.

Dlatego w zakupach biznesowych warto spojrzeć na pojęcie Total Cost of Procurement, czyli całkowity koszt procesu zakupowego.

Cena produktu jest jego częścią.

Ale nie jest całością.

Co dzieje się z zamówieniem, zanim karton trafi do magazynu?

Kliknięcie „zamawiam” trwa kilka sekund.

Proces zakupowy zwykle trwa znacznie dłużej.

Najpierw trzeba ustalić, czego brakuje.

Następnie znaleźć właściwy produkt, sprawdzić cenę i dostępność, porównać warunki, utworzyć zamówienie albo dokument wewnętrzny.

W części organizacji potrzebna jest również akceptacja.

Potem dostawa musi zostać odebrana.

Ktoś sprawdza ilość produktów i przekazuje je do magazynu lub odpowiedniego działu.

Następnie pojawia się faktura, która musi trafić do księgowości, zostać przypisana do zamówienia i opłacona.

Jeżeli produkt jest niewłaściwy lub dostawa niekompletna, rozpoczyna się kolejny proces - reklamacja.

Żadna z tych czynności nie jest szczególnie skomplikowana.

Ale właśnie dlatego łatwo ją zignorować.

Dopiero gdy firma wykonuje ten sam proces kilkadziesiąt albo kilkaset razy w roku u wielu dostawców, zaczyna być widać jego skalę.

Dziesięciu dostawców to dziesięć różnych sposobów pracy

Każdy dostawca może działać inaczej.

Jeden przyjmuje zamówienia przez sklep internetowy.

Drugi wymaga wysłania wiadomości do opiekuna.

Trzeci posiada platformę B2B.

U jednego darmowa dostawa zaczyna się od określonej wartości, u drugiego obowiązuje inny próg.

Różnią się także:

• terminy płatności,
• minimalne wielkości zamówień,
• godziny dostaw,
• numery klientów,
• loginy i hasła,
• zasady reklamacji,
• dostępność dokumentów,
• sposoby kontaktu z obsługą,
• terminy realizacji.

Każdy dodatkowy dostawca to więc nie tylko dodatkowa pozycja w bazie kontrahentów.

To kolejny proces, który ktoś w organizacji musi znać i obsługiwać.

Minimalna wartość zamówienia może zmienić ekonomię zakupu

Firma potrzebuje właśnie jednego kartonu worków na śmieci.

W sklepie kosztuje 110 zł.

Do bezpłatnej dostawy brakuje jednak kolejnych 190 zł.

Co najczęściej się dzieje?

Do koszyka trafiają produkty, które:

„i tak kiedyś się przydadzą”.

Dwie paczki rękawic.

Zapas płynu.

Jeszcze kilka worków.

W ten sposób organizacja ogranicza koszt dostawy, ale jednocześnie zamraża pieniądze w zapasie, którego w danym momencie nie potrzebowała.

Przy kilku niezależnych dostawcach podobna sytuacja może występować wielokrotnie.

Konsolidacja zakupów pozwala budować większy koszyk z różnych kategorii rzeczywiście potrzebnych firmie.

Zamiast dokładać trzeci karton tego samego produktu, można połączyć w jednym zamówieniu papier, worki, chemię, ręczniki czy mopy.

Jedna dostawa zamiast kilku - logistyka nie kończy się na kurierze

Koszt dostawy nie jest wyłącznie pozycją widoczną na fakturze.

Każda przesyłka wymaga również obsługi po stronie firmy.

Ktoś musi:

• otworzyć magazyn lub odebrać kierowcę,
• sprawdzić przesyłkę,
• potwierdzić odbiór,
• rozpakować produkty,
• przekazać je we właściwe miejsce,
• odnotować dostawę.

W małej organizacji to kilka minut.

W dużej - proces angażujący magazyn, recepcję, administrację albo osobę odpowiedzialną za zaopatrzenie.

Jeżeli zamiast czterech dostaw tygodniowo można odebrać dwie większe, firma upraszcza nie tylko zakupy.

Upraszcza również logistykę wewnętrzną.

Jedna faktura jest nudna - i właśnie dlatego może być cenna

Mało kto rozpoczyna spotkanie zarządu od informacji:

„Mamy w tym miesiącu o cztery faktury mniej za papier i worki.”

A jednak właśnie takie drobne zmiany potrafią mieć znaczenie operacyjne.

Każda faktura musi zostać:

• otrzymana,
• zweryfikowana,
• przypisana,
• zaksięgowana,
• zaakceptowana,
• opłacona,
• zarchiwizowana.

Pięciu dostawców może oznaczać pięć dokumentów zamiast jednego.

Powtórzone co miesiąc daje to 60 dokumentów zamiast 12.

Przy większej liczbie lokalizacji skala rośnie jeszcze szybciej.

Pojedyncza faktura nie jest dużym problemem.

Setki niepotrzebnych operacji administracyjnych rocznie już mogą nim być.

Problem zaczyna się nie przy papierze, lecz przy dozowniku

Rozdrobnione zakupy mają jeszcze jeden mniej oczywisty skutek - brak standaryzacji.

Firma kupuje ręczniki papierowe od jednego producenta, papier toaletowy od drugiego, mydło od trzeciego.

Z czasem w poszczególnych lokalizacjach pojawiają się różne dozowniki.

Jedna toaleta wykorzystuje ręcznik składany.

Druga - ręcznik w roli.

Trzecia - system wymagający konkretnego wkładu.

Wtedy zwykłe zamówienie niewłaściwego kartonu może zakończyć się produktem, którego nie da się zamontować w posiadanym dozowniku.

W przypadku jednej paczki jest to drobna niedogodność.

Przy wielu obiektach zaczyna być realnym problemem logistycznym.

Dlatego dobrze zorganizowane zakupy B2B higieny powinny obejmować nie tylko wybór produktów, ale również analizę kompatybilności całego systemu.

Standaryzacja produktów - mniej SKU, mniej pomyłek

Czy firma naprawdę potrzebuje pięciu rodzajów ręczników papierowych?

Czterech bardzo podobnych worków?

Trzech preparatów do tego samego rodzaju powierzchni?

Czasami tak.

Często jednak tak duża liczba indeksów jest efektem historii zakupów, a nie świadomej decyzji.

Jedna lokalizacja zamówiła produkt A.

Druga wybrała kiedyś produkt B.

Trzecia dostała promocję na produkt C.

Po kilku latach organizacja utrzymuje wszystkie trzy warianty, mimo że jeden produkt mógłby spełniać potrzeby większości obiektów.

Standaryzacja może oznaczać:

• mniej indeksów do kontrolowania,
• łatwiejsze zamówienia,
• prostsze szkolenie pracowników,
• mniejsze ryzyko błędów,
• większą przewidywalność zużycia,
• łatwiejsze porównywanie potrzeb poszczególnych lokalizacji.

Dobry dostawca środków czystości dla firm powinien więc nie tylko sprzedawać produkty, ale również pomagać ograniczać zbędną komplikację.

Od toalety po zaplecze - ile kategorii może obsłużyć jeden dostawca?

To właśnie tutaj szerokość oferty zaczyna mieć znaczenie biznesowe.

W Mop Serwis firma może budować koszyk obejmujący różne elementy codziennego utrzymania czystości i higieny, m.in.:

• papier toaletowy,
• ręczniki papierowe,
• dozowniki,
• profesjonalną chemię,
• środki do dezynfekcji,
• mydła,
• worki na śmieci,
• mopy i stelaże,
• czyściwa,
• rękawice i wybrane artykuły BHP.

Dzięki temu zamówienie nie musi dotyczyć wyłącznie jednej kategorii.

Firma, której kończy się papier, może przy tym samym procesie zakupowym uzupełnić także worki, chemię czy materiały do sprzątania.

I właśnie tutaj pojawia się najważniejsza wartość szerokiego dostawcy B2B.

Nie chodzi o kupowanie wszystkiego u jednego dostawcy za wszelką cenę. Chodzi o ograniczenie liczby dostawców tam, gdzie jeden partner jest w stanie zapewnić odpowiedni asortyment, ceny, dostępność i obsługę.

Papier toaletowy i ręczniki to dopiero początek koszyka

Produkty papierowe są jedną z najbardziej regularnie kupowanych kategorii higienicznych.

Papier toaletowy się kończy.

Ręczniki trzeba uzupełniać.

Dlatego często właśnie od nich zaczyna się kontakt firmy z dostawcą.

Ale obiekt potrzebuje przecież znacznie więcej.

Kosz w toalecie wymaga worka.

Podłoga wymaga odpowiedniego środka i mopa.

Łazienka - chemii sanitarnej.

Powierzchnie wspólne - środków do regularnego czyszczenia.

Pracownicy - mydła, środków do dezynfekcji czy rękawic.

Jeżeli wszystkie te produkty można połączyć w jednym koszyku, firma zmniejsza liczbę procesów zakupowych bez ograniczania podstawowych potrzeb operacyjnych.

Dlaczego szerokość asortymentu ma znaczenie w B2B?

W sklepie konsumenckim szeroka oferta jest często przedstawiana jako:

„większy wybór”.

W B2B ważniejsze jest coś innego.

Większa możliwość konsolidacji.

Jeżeli dostawca oferuje tylko papier toaletowy, klient i tak potrzebuje kolejnych partnerów do chemii, worków i mopów.

Jeżeli jeden dostawca może pokryć większość podstawowego zaopatrzenia higienicznego, firma może ograniczyć:

• liczbę zamówień,
• liczbę faktur,
• liczbę dostaw,
• liczbę kont dostawców,
• liczbę kontaktów operacyjnych,
• czas potrzebny na porównywanie produktów.

Szerokość asortymentu nie jest więc wyłącznie argumentem sprzedażowym.

Może być narzędziem upraszczania procesu zakupowego.

Dostawca powinien pomóc dobrać system, a nie tylko sprzedać karton

W profesjonalnych zakupach produkt rzadko funkcjonuje w próżni.

Ręcznik musi pasować do dozownika.

Papier powinien odpowiadać natężeniu ruchu.

Mop musi być dopasowany do powierzchni i sposobu pracy.

Chemia powinna odpowiadać rodzajowi zabrudzenia i materiałowi, który jest czyszczony.

Dlatego wartość partnera B2B pojawia się wtedy, gdy potrafi odpowiedzieć nie tylko:

„Czy mamy ten produkt?”

ale również:

„Czy ten produkt będzie właściwy dla Państwa systemu i sposobu użytkowania?”

Mop Serwis może w tym modelu pełnić rolę nie tylko punktu zakupu, ale również partnera pomagającego łączyć produkty w spójny system higieniczny.

To szczególnie istotne przy standaryzacji wielu lokalizacji.

Kiedy jeden dostawca nie jest najlepszym rozwiązaniem?

Konsolidacja nie powinna stawać się celem samym w sobie.

Jeżeli organizacja potrzebuje bardzo specjalistycznego produktu, którego główny dostawca nie posiada, współpraca z dodatkowym partnerem może być uzasadniona.

Podobnie wtedy, gdy:

• konkretny producent jest wymagany technologicznie,
• produkt jest krytyczny dla procesu,
• alternatywa znacząco odbiega jakością,
• różnica cenowa jest naprawdę duża,
• wymagany jest wyspecjalizowany serwis.

Dlatego zamiast myśleć:

„musimy mieć tylko jednego dostawcę”

lepiej zadać pytanie:

„ilu dostawców naprawdę potrzebujemy?”

Dla jednej organizacji odpowiedzią może być dwóch.

Dla innej czterech.

Najważniejsze jest to, żeby struktura dostawców wynikała z potrzeb biznesowych, a nie z przypadkowego nagromadzenia kolejnych kontrahentów.

Total Cost of Procurement - jak policzyć rzeczywisty koszt zaopatrzenia?

Do porównywania modeli zakupowych można zastosować prostą logikę:

Nie wszystkie elementy łatwo przeliczyć na złotówki.

Ale samo ich uwzględnienie zmienia sposób patrzenia na zakupy.

Firma przestaje pytać wyłącznie:

„Który karton jest tańszy?”

i zaczyna analizować:

„Który model zakupu jest najbardziej efektywny dla całej organizacji?”

Pięciu dostawców kontra jeden główny dostawca - prosty przykład

Załóżmy, że firma co miesiąc zamawia:

• papier toaletowy,
• ręczniki,
• worki,
• profesjonalną chemię,
• akcesoria do sprzątania.

Wskaźnik porównawczy	Wariant A (5 dostawców)	Wariant B (1 główny dostawca)
Liczba zamówień / mies.	5 zamówień	1 zamówienie
Liczba dostaw / mies.	do 5 dostaw	1 większa dostawa
Liczba faktur / mies.	5 faktur	1 faktura
Czas obsługi / mies.	ok. 75 minut	ok. 15 minut
Szacowany czas w skali roku	15 godzin	3 godziny

Wariant A - pięciu dostawców

Każda kategoria kupowana jest osobno.

W miesiącu powstaje:

• 5 zamówień,
• do 5 dostaw,
• 5 faktur,
• 5 procesów kontroli,
• 5 potencjalnych kontaktów dotyczących statusu zamówienia.

Jeżeli samo przygotowanie i późniejsza obsługa jednego zamówienia zajmuje średnio przykładowe 15 minut pracy różnych osób, miesięcznie daje to 75 minut.

Rocznie:

15 godzin samej podstawowej obsługi pięciu zamówień miesięcznie.

Nie liczymy tutaj reklamacji, porównywania cen, aktualizacji warunków czy dodatkowych dostaw.

Wariant B - jeden główny dostawca

Firma łączy większość kategorii w jednym zamówieniu miesięcznie.

Powstaje:

• 1 zamówienie,
• 1 większa dostawa,
• 1 faktura,
• 1 proces kontroli.

Przy tych samych przykładowych 15 minutach miesięcznie jest to około:

3 godzin rocznie.

Różnica wynosi w tej prostej symulacji około 12 godzin pracy administracyjnej rocznie.

To nie jest uniwersalna wartość ani gwarantowana oszczędność.

W jednej firmie różnica będzie znacznie mniejsza.

W organizacji posiadającej kilkanaście lokalizacji - wielokrotnie większa.

Przykład pokazuje jednak coś ważniejszego:

liczba dostawców wpływa na liczbę operacji wykonywanych wewnątrz organizacji.

Gdzie konsolidacja zakupów daje największy efekt?

Im większa organizacja, tym więcej procesów można potencjalnie uprościć.

Szczególnie interesujące może być to dla:

Firm wielooddziałowych

Jeden standard produktów dla wielu lokalizacji może uprościć zamówienia i ograniczyć przypadkowe różnice pomiędzy oddziałami.

Hoteli

Duże i regularne zużycie papieru, ręczników, worków, chemii, mydła czy akcesoriów sprawia, że możliwość budowania szerokiego koszyka jest szczególnie cenna.

Zakładów produkcyjnych i magazynów

Istotne są tutaj regularność dostaw, standaryzacja oraz możliwość zaopatrywania wielu stref obiektu.

Firm sprzątających

Jedna firma może obsługiwać dziesiątki obiektów. Każdy dodatkowy produkt i dostawca zwiększa złożoność zarządzania zaopatrzeniem.

Szkół, administracji i obiektów publicznych

Duża liczba regularnie zużywanych produktów sprawia, że porządek w katalogu zakupowym jest szczególnie ważny.

Biurowców i galerii handlowych

Znaczenie ma szeroki koszyk - od wyposażenia toalet po profesjonalną chemię i produkty wykorzystywane przez personel sprzątający.

Mop Serwis jako dostawca środków czystości dla firm - nie tylko papier

Mop Serwis może pełnić rolę jednego z głównych dostawców zaopatrzenia higienicznego firmy właśnie dlatego, że oferta nie kończy się na jednej kategorii.

Firma może w jednym miejscu zamawiać produkty potrzebne w różnych obszarach obiektu:

Toalety:

papier toaletowy, ręczniki, mydła, dozowniki.

Sprzątanie:

profesjonalna chemia, mopy, stelaże, akcesoria.

Gospodarka odpadami:

worki na śmieci i produkty pomocnicze.

Higiena i bezpieczeństwo:

preparaty do dezynfekcji, rękawice i wybrane artykuły BHP.

Zaplecze i utrzymanie obiektu:

czyściwa oraz inne materiały eksploatacyjne.

Dla klienta B2B oznacza to możliwość budowania jednego większego koszyka zamiast kilku niezależnych zamówień.

Współpraca biznesowa może również obejmować indywidualne warunki handlowe oraz - dla klientów spełniających odpowiednie warunki - rozwiązania takie jak kredyt kupiecki i odroczone terminy płatności.

To właśnie takie elementy odróżniają profesjonalne zaopatrzenie firm od zwykłego zakupu pojedynczej paczki papieru.

Nie pytaj tylko „gdzie najtaniej?” - sprawdź, jak wygląda cały proces

Cena jednostkowa produktu nadal ma znaczenie.

Dział zakupów powinien ją kontrolować, negocjować i porównywać.

Problem pojawia się wtedy, gdy staje się jedynym kryterium decyzji.

Ręcznik tańszy o kilka procent nie musi oznaczać lepszego zakupu, jeżeli wymaga utrzymywania dodatkowego dostawcy, osobnego zamówienia, faktury i dostawy.

Z drugiej strony konsolidacja również nie powinna oznaczać akceptowania dowolnych cen tylko po to, żeby ograniczyć liczbę kontrahentów.

Najbardziej efektywny model znajduje się zwykle pomiędzy tymi skrajnościami.

Firma potrzebuje:

• konkurencyjnych cen,
• odpowiedniej dostępności,
• szerokiego asortymentu,
• właściwych produktów,
• przewidywalnej dostawy,
• dobrej obsługi,
• możliwie prostego procesu zakupowego.

Dlatego przy wyborze dostawcy środków czystości dla firmy warto patrzeć nie tylko na to, ile kosztuje papier, chemia czy worek.

Warto również sprawdzić, ile różnych potrzeb organizacji można obsłużyć w jednym miejscu.

Czasem największym usprawnieniem nie jest kolejny rabat na pojedynczy produkt.

Jest nim po prostu:

mniej zamówień, mniej dostawców, mniej dokumentów i więcej kontroli nad całym zaopatrzeniem.

FAQ - konsolidacja zakupów środków czystości

1. Czy warto kupować wszystkie środki czystości u jednego dostawcy?

Nie zawsze warto kupować absolutnie wszystko w jednym miejscu. Korzystne może być natomiast ograniczenie liczby dostawców w kategoriach, które jeden partner jest w stanie obsłużyć na odpowiednim poziomie cenowym, jakościowym i logistycznym. Celem powinna być optymalizacja liczby dostawców, a nie ich redukcja za wszelką cenę.

2. Jak obliczyć rzeczywisty koszt zakupów B2B?

Warto uwzględnić nie tylko cenę produktów, ale również koszt dostawy, czas pracowników przeznaczony na zamówienia, obsługę faktur, odbiór dostaw, reklamacje, zarządzanie dostawcami i zapasy. Takie podejście określa się jako Total Cost of Procurement, czyli analizę całkowitego kosztu procesu zakupowego.

3. Co firma może kupować u jednego dostawcy higieny?

W zależności od asortymentu dostawcy jeden koszyk może obejmować m.in. papier toaletowy, ręczniki papierowe, dozowniki, mydła, środki do dezynfekcji, profesjonalną chemię, worki na śmieci, mopy, czyściwa, rękawice oraz inne materiały potrzebne do utrzymania obiektu.

4. Jak ograniczyć liczbę dostawców środków czystości?

Najlepiej rozpocząć od analizy wszystkich kupowanych kategorii i obecnych dostawców. Następnie warto sprawdzić, które produkty można zestandaryzować, które zamówienia da się połączyć i którzy dostawcy są w stanie obsłużyć kilka kategorii jednocześnie bez pogorszenia ceny, jakości i dostępności.

5. Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy środków czystości dla firmy?

Poza ceną warto sprawdzić szerokość asortymentu, dostępność produktów, kompatybilność systemów i dozowników, warunki dostawy, możliwość ustalenia warunków B2B, jakość obsługi oraz to, czy dostawca potrafi pomóc dobrać odpowiednie rozwiązania zamiast ograniczać się do sprzedaży pojedynczych produktów.